Einen formalen/offiziellen Brief schreiben

Briefe sind heutzutage seltener als E-Mails aber auch E-Mails sind aufgebaut wie Briefe. Außerdem kommt es auch heutzutage immer wieder vor, dass ein formaler Brief geschrieben werden muss und dann solltest Du wissen, wie es geht und was Du beachten solltest.

Deinen ersten formalen Brief schreibst Du wahrscheinlich im Deutschunterricht. Hier erfährst Du, war Du zu dem Thema wissen musst, um unkompliziert einen formalen Brief zu schreiben.

Der Aufbau – So sollte der Brief aussehen

Bei einem formalen Brief ist es wichtig, dass der Aufbau stimmt und Du auch gewisse Äußerlichkeiten einhältst. Das gilt im Deutschunterricht, aber es gilt natürlich auch, wenn Du im Berufsleben einen offiziellen Brief schreiben musst. Ein offizieller Brief wird – in der Regel- am Computer geschrieben. Dann gelten folgende Regelungen:

  • Achten auf einen ordentlichen Briefkopf. In den gehören: Absender, Empfängeradresse, Ort und Datum
  • Wähle einen Betreff, der aussagekräftig ist. So weiß der Empfänger gleich, worum es in dem Brief geht
  • Wähle eine gängige Schriftgröße (12 oder 11) und Schriftart.
  • Lass ausreichend Rand: oben 4,5 cm, unten und links je 2,5 cm und rechts 2 cm

Auch wenn Du den Brief in der Schule mit der Hand schreibst, dann solltest Du darauf achten, dass Du Leerzeilen unter der Anrede und vor der Grußformel lässt.

Der Inhalt des Briefes

Neben den Formalien ist dann natürlich der Inhalt wichtig. Die Anrede ist in der Regel „Sehr geehrter Herr /Sehr geehrte Frau“, wenn Du Deinen Ansprechpartner kennst. Alternativ kannst Du „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben. Nach der Anrede kommt in der Regel ein Komma, dann wird danach klein weiter geschrieben. Allerdings steht die Anrede in einer separaten Zeile und der Brief setzt sich erst nach einer Leerzeile fort.

Im formalen Brief wird die Person, die Du ansprichst gesiezt. Das „Sie“ schreibt sich in dem Zusammenhang immer groß, denn es ist die respektvolle Anrede an eine Person. Achte außerdem darauf, dass Du genau auf die Aufgabenstellung eingehst.

Warum schreibst Du diesen Brief und was soll darin zum Ausdruck gebracht werden? Gib Deinem Ansprechpartner alle wichtigen Informationen, fasse Dich aber dennoch kurz. Vor allem ist wichtig, dass Du klar kommunizierst, warum Du den Brief schreibst. Dein Gesprächspartner will nicht raten und Dein Lehrer will auch eine klare Struktur im Brief.

Du beendest den Brief mit einer Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“. „Liebe Grüße“ ist zu vertraulich und bei offiziellen Briefen nicht angebracht.

Tipps – Wichtige Hinweise für formale Briefe

Es gibt Dinge, die Du in Kurznachrichten oder Briefen für Freunde schreiben kannst, die aber nichts in formalen Briefen zu suchen haben. Daher solltest Du auf folgende Hinweise achten:

  • Abkürzungen wie MfG oder LG haben in formalen Briefen nichts zu suchen.
  • Strukturiere einen längeren Brief in mehrere Absätze, das erleichtert die Lesbarkeit
  • Wähle einen freundlichen /höflichen Tonfall, werde dabei aber nicht vertraulich
  • Achte genau darauf, welche Informationen Du hast, dichte nichts hinzu
  • Anlagen werden unter der Unterschrift aufgelistet

Wie immer solltest Du außerdem darauf achten, dass Du Dir die Aufgabenstellung genau durchliest. Dann kannst Du den Brief so strukturieren, dass er dem Ansprechpartner alle wichtigen Informationen gibt, denn das ist der Anspruch Deines Lehrers.

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